[해외전시회 준비] 참가 성과 만드는 실전 팁 feat. 바이어 상담 시트 | 박람회 마케팅 Tip

실무자가 생각하는 전시회 참가 목적과 성과는 무엇인지, 현장 도착 부터 종료 이후까지 성공적인 참가를 위해 어떤 활동을 하는지를 '독일 국제 가전 박람회 (IFA)' 실제 참가 경험과 노하우를 통해 소개합니다.

(이 글은 ‘삼십대 중소기업의 직장인’이 <해외 영업을 위해 베를린 IFA 전시를 참가하며 느낀 점>을 통해 직접 작성 한 글과 체크리스트를 바탕으로 각색한 글입니다.)

사진설명=독일 베를린 국제 가전박람회 IFA 입구 사진 (출처: IFA 공식 페이스북)

Q. 2022년 IFA는 어떤 목적으로 참가하셨나요?

A. 코로나 이후 약 3년 만에 베를린에서 개최된 IFA Berlin 2022 참가를 통해 자사 브랜드를 해외 시장에 알리고 해외 신규 거래선을 발굴하고자 참가했습니다.

무엇보다 해외에서 대형 거래처를 발굴하고 유의미한 거래선을 확보하면 좋은 매출 확대 기회가 될 것 같아 참가를 결정하게 되었습니다.

개인적으로 전시회 참가 자체는 설레는 일입니다. 성대한 축제같기도 하고, 무엇보다 엄청나게 큰 변화를 이끌어주는 가치있는 기회가 되거든요. 예를 들어 전시회에서 하나의 시선이 아니라 새로운 시선으로 바라보는 안목을 키워주는 굉장히 중요한 기회라고 생각합니다.

회사 차원에서는 신규 바이어 발굴에 가장 큰 소통의 장이라는 점에서 중요한 기회입니다. 전시회 현장에서는 전화나 이메일, 화상미팅을 이용하는 것과는 비교할 수 없는 속도로 바이어와 깊이 있는 상담이 진행됩니다. 바이어들은 우리 제품을 보고 설명을 들으면서 즉각적으로 장단점을 파악해 제품에 대한 상용화 가능성과 매출 향상에 도움이 되는지 등의 실효성 검토까지 진행해요. 굉장히 밀도있게 바이어들과 소통을 할 수 있을 뿐만 아니라 반응과 결과 확인도 할 수 있어요. 현지 시장 정보와 변화를 빠르게 취득할 수 있는 좋은 기회이기도 하구요.

Q. 전시회 참가하실 때에 실무자 입장에서 중요하게 생각한 부분은 무엇이었나요?

A. IFA 처럼 세계 각지에서 기업들이 참가한다면, 수많은 부스 사이에서 바이어에게 눈에 띄는 기업으로 각인될만한 필살기를 꼭꼭 준비해 보세요. IFA 2022에도 수백여개의 참가 기업들이 참여하셨더라고요. 한정된 시간에 최대의 효과를 거두기 위한 철저한 준비가 필요하다고 느꼈어요.

해외 전시 참가 목적에 맞는 좋은 결실 거두기 위해서, 꼭 챙겨야하는 것들을 준비 과정 위주로 말씀드려 볼게요. 철저한 준비가 성과를 만들거든요. 해외 전시회가 경험이 적은 분들께 특히 도움이 될 것같아요!

Q. 전시회 오픈 전부터 짚어 주세요. 참가 기업이 전시회 전날 챙겨야 할 것들이 있을까요?

A. 전시회 전날은 여전히 먼지가 많아 제품을 완벽하게 구성할 수는 없지만, 몇가지 확인해야 할 부분들이 있습니다. 우리 부스로 가서 해외배송으로 보낸 전시품이 있다면 부스에 잘 도착했는지, 제품에 이상없이 잘 구현되는지 꼼꼼히 확인해 보는 게 가장 중요한 것 같습니다. 인테리어 디자인을 따로 신청했었다면 요청 사항에 맞게 작업이 되었는지, 준비가 되어 있는지 살펴봐야 하구요. 이 외에 부스 전체에 전기가 잘 들어오는지 등의 시설 체크도 반드시 해야 해요.

Q. 오픈 당일에 확인해야 할 부분은 무엇이 있을까요?

A. 오픈 당일에는 제품 세팅을 점검하고, 잘 동작하는지 리허설 등도 합니다. 또 깔끔한 상태의 부스로 방문자를 맞이하기 위해 정리가 잘 되어 있는지 점검하구요. 명함과 카탈로그, 영상 등도 잘 세팅해 두세요.

현장에서 느낀 점은 영상의 중요성이었습니다. 바이어들에게 카탈로그를 꼼꼼하게 바로 읽을 시간은 거의 없다보니 현장에서 짧은 순간에 임팩트있는 인상을 심어주고 많은 내용을 쉽게 이해할 수 있는 중요한 자료였습니다. 제품의 특장점이 들어간 영상을 활용해 보세요.

사진설명=독일 베를린 국제 가전박람회 IFA 현장에서 제품 시연을 확인 중인 참가기업 (출처: IFA 공식 페이스북)

Q. 현장에서 중요하게 챙겨야 하는 점이 있다면 무엇이 있을까요?

A. 저는 거래처 발굴이 주요 목표였기 때문에 바이어 상담이 진행 될 때 그들의 정보를 최대한 상세하게 남겨두는걸 최우선으로 했습니다. 저는 바이어 정보를 회사 자산으로 만들기 위해 몇가지 방법을 사용하고 있습니다.

첫번째 방법은 명함입니다. 바이어에게 명함을 요청해 받아두는걸 잊지 마세요. 명함 관리는 온오프라인 두가지로 관리할 수 있는데요, 하나는 명함집에 명함을 꽂아두고 포스트잇에 중요한 대화 내용을 간략하게 적어둡니다. 또 하나는 리멤버같은 명함 관리 어플을 이용해 데이터로 저장하는 방법입니다.

다음으로 바이어 상세정보를 기록해 두는겁니다. 특히 상담 기록에 신경쓰고 있는 것들이 있습니다.

먼저 기본정보들은 한 곳에 잘 기록해 두는 것입니다. 다음으로 바이어가 실제로 우리 회사에 대한 관심이 얼마나 있는지 대화를 통해서 짐작한 뒤에 1-5점 점수제로 매겨두는 것입니다. 마지막으로 미팅내용을 간략히 정리해둡니다. 실제 미팅에서 바이어들이 어떤 부분에 관심을 가졌고 또 무슨 내용을 이야기하는지, 무엇을 구체적으로 요구했는지 등의 정보를 기입해 두는 겁니다.

이를 잘 관리하기 위해 저는 미리 바이어 리스트 양식을 준비해갔습니다.

* '삼십대중소인'님 블로그에 방문하셔서 댓글로 메일주소와 사유 남겨주시면 양식을 보내드린다고 합니다.

바이어 상담 주요 항목

- 회사 정보: 회사명, 국가, 회사 주소, 회사 전화번호, 팩스번호, 홈페이지 주소

- 회사 프로필: 종류(제조사, 유통사 등), 보유한 판매 채널, 제품, 설립년도, 매출액, 직원수(영업사원 수), 주요 고객 보유 현황, 사후 관리 센터 보유 현황 등

- 바이어가 관심가진 내용

- 방문한 바이어 정보: 이름, 직책, 직통번호, 이메일주소, 핸드폰번호, 당사의 정보 습득 경로 등

사진설명=독일 베를린 국제 가전박람회 IFA 참가기업 부스를 둘러 보는 바이어들 (출처: IFA 공식 페이스북)

Q. 전시회에서 다양한 관점을 얻기 위해 특별히 하는 것이 있으신가요?

A. 전시회에 참가하는 수백여개 업체들에게서 배울 부분이 굉장히 많습니다. 덕분에 기업 차원은 물론 개인적으로도 전시회 참가 경험은 큰 무기가 됩니다.

어떤 점들을 현장에서 확인하면 좋을지 소개해 볼게요.

첫번째는 부스 인테리어에서 시작할 수 있어요. 꼭 크고 화려한 부스가 아닌 작은 기업들 중에서도 뛰어난 감각으로 제품이나 서비스가 빛나 보이는 인테리어들이 있어요. 좋은 것들을 보면서 쌓는 감각은 우리 부스를 더욱 돋보이게 하는 방법을 찾는 훈련이 됩니다.

두번째는 경쟁사입니다. 부스에서 기업들은 출시 전 신제품이나, 기존 유통 제품과 업그레이드 버전까지 전시회에서 우선 공개하기도 해요. 덕분에 업계 다양한 디자인과 기능들을 한자리에서 확인할 수 있어요. 보면서 우리 제품의 특장점을 찾거나 개선할 점, 보완할 점을 찾아볼 수 있어요.

세번째는 신제품과 최신 트렌드 파악입니다. 우리 회사와 관련성이 먼 제품이라도 실제로 보면 창의적인 부분을 많이 자극해서 업무 역량을 높여주는 인사이트가 되기 때문에 세세하게 제품을 보시는 것이 좋다고 생각합니다.

마지막으로 타사 카탈로그와 기념품같은 타사 자료들을 유심히 보아 두세요. 저는 되도록 거의 모든 회사 것들을 챙겨둡니다. 카탈로그는 우리에게 적용하기 위해서 가져옵니다. 기념품은 생각 외로 기발한 발상이 많아 어떻게 브랜드와 잘 접목해서 회사의 정체성을 표현하는지 배울 수 있는 소중한 기회가 되구요.

완전한 새로움은 더 이상 없는 세상에서, 전시회를 통한 배움은 벤치마킹하면서 더 나은 제품으로 가는 가장 빠른 지름길이 아닐까 합니다.

사진설명=독일 베를린 국제 가전박람회 IFA에서 기업 제품을 보고 있는 바이어 (출처: IFA 공식 페이스북)

Q. 전시회 종료 이후에 챙겨야 하는 것들이 있다면 무엇이 있을까요?

A. 전시회에 참가하고 나면 여러 자료들이 남습니다. 시장 조사한 내용과 바이어 정보들인데요, 각각 정리하고 팔로업하는 게 필요합니다.

우선 시장 조사 내용은 타사 부스 인테리어 사진과 신제품 및 판매 제품 사진, 카탈로그 등 시장 정보들입니다.

실제로 지난 IFA에서 수집한 자료들을 보면서 고민하게 된 부분들이 크게 3가지가 있었습니다.

첫번째는 부스 인테리어와 디스플레이의 개선이었습니다. 가전의 느낌을 살릴 수 있도록, 제품에 대한 열거만 하는 것이 아니라, 동선을 살려 바이어분들이 바로 상상이 가능하도록 만드는 홈 인테리어 스타일의 부스 그리고 적재적소에 무심한듯 제품 배치하는 겁니다.

두번째는 타사 제품을 통한 제품 개선 아이디어였습니다. 이번 가전의 테마는 바로 색상이라고 저는 개인적으로 생각했습니다, 고객의 심미적인 안목이 올라가고 개인의 선호도가 강하게 표출되는 요즘 개개인을 위한 다양한 맞춤 색상으로 제품에 대한 매력을 더울 올릴 수 있도록 여러 색상을 입혀보는 시도가 필요하다는 생각이 들었어요.

세번째는 카탈로그와 기념품 개선이었습니다. 당사의 카탈로그는 설명과 이미지가 반반 정도였는데, 설명의 폰트가 타사와 비교해서 다소 작은 감이 있었기에 폰트를 키우는 것으로 조정 & 당사를 방문하는 바이어분들에게 에코백을 증정하는 것으로 추후에 변경하기입니다.

사소한 변화 하나가 엄청나게 큰 변화를 가져오는 만큼 우리 제품과 서비스 업그레이드를 두려워하지 않는 것이 필요한 것 같습니다.

다음으로 미팅한 바이어에게 감사와 요청사항에 대한 메일을 발송하는 것입니다.

도움이 되었던 메일 구성을 소개하면, 메일 제목은 전시회에서 만남과 우리 회사의 이름, 국가까지 확인할 수 있도록 작성합니다. 메일 내용에 서두는 전시회에서 만날 수 있어서 정말 좋았고, 시간 내주어 우리 회사를 방문하고 제품에 관심을 가져줘서 감사하다는 내용을 시작합니다. 그리고 바이어의 요구사항과 질문에 정확한 피드백을 담구요.

전시회 참가한 의미이자 꽃은 해외 여러 나라에서 제품 또는 서비스에 대한 반응을 보고 우리와 연이 닿은 바이어가 아닐까 생각합니다. 일반적인 사람과 사람 간의 관계에서도 수많은 비대면 대화보다 단 한번의 실질적인 대화가 서로 간의 거리를 훨씬 좁혀준다고 합니다. 첫 만남에 좁힌 거리를 스쳐 지나가는 인연으로 두지 않기 위한 액션을 취합니다.

전시회 참가한 실제 경험을 토대로 한 내용이 많은 도움이 되었기를 바랍니다.

요약

🔸전시회는 개인에게는 안목을 키우는 중요한 기회이고, 회사에게는 바이어 발굴의 장이라고 생각합니다.

🔸바이어 상담 시트를 미리 준비하고 부스에서 만난 바이어 정보를 꼼꼼하게 기록해 회사 자산으로 만들어 둡니다.

🔸현장에서 타사 부스와 제품, 트렌드 등의 시장조사 등 벤치마킹을 위한 다양한 정보를 수집합니다.

🔸전시 종료 이후에는 미팅했던 바이어에게 메일을 보내고 현장에서 수집한 자료를 리뷰해야 합니다.

마이페어는 기업이 신규 바이어 발굴 등 전시 참가 목적에 집중할 수 있도록 부스 예약부터 참가 준비까지 번거로운 업무들을 지원하는 서비스를 제공합니다. 전 세계 3만여 개 박람회 어디든 간편하게 참가하고 성과를 거두어 보세요.

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