참가 기업 매뉴얼 마감 기한 넘겼을 때 생기는 문제와 대처 방법 | 박람회 마케팅 Tip

해외 박람회 ‘참가의 시작’은 <부스 예약>이지만, 해외 박람회 ‘준비의 모든 것’은 <참가 기업 매뉴얼> 속에 있습니다. 
마이페어 고객 사례를 통해 ‘참가 기업 매뉴얼’의 중요성을 확인해 보세요!

👍이런 분에게 유용한 정보에요!

안녕하세요:)

해외박람회 참가 성공 파트너, 마이페어 해외전시팀입니다!

해외 박람회 참가의 시작은 ‘부스 예약’이죠.

부스 예약을 성공하면, 어려운 건 모두 끝났다고 안심하는 분들이 많습니다.

하지만, 부스 예약 후에는 준비해야 할 많은 것들이 기다리고 있어요. 

그중에는 ‘참가 기업 매뉴얼 숙지’가 있는데요.

참가 기업 매뉴얼을 제때 확인하지 않으면 박람회 현장에서 필요한 비품 신청이 어렵고,

추가 금액을 납부할 수도 있답니다.

참가 기업 매뉴얼을 확인하는 것은 원활한 박람회 준비를 위해 아주 중요해요.

참가 기업 매뉴얼이란?

해외 박람회 부스를 예약하면, 주최사에서 참가 기업 매뉴얼을 제공합니다. 

이 매뉴얼 속에는 출입증 신청부터 안전 운영 서약서, 비품 신청 관련 안내 등

참가사가 해야 할 모든 업무가 상세하게 나와있어요.

사진 설명 = 340쪽에 이르는 참가기업 매뉴얼 예시(출처 : 미국 라스베가스 건설기계, 콘크리트 및 광산기계 전시회 참가 기업 매뉴얼)

매뉴얼은 수십, 수백 페이지에 달하는 온라인 책자나, 거미줄처럼 복잡하게 얽힌 온라인 포털 형태로 제공되는데요. 

분량뿐만 아니라 전시와 관련된 전문 용어가 많아서 단 시간에 내용 파악은 어려울 수 있어요.

그렇기에 참가 기업 매뉴얼은  최소 4~5개월의 충분한 시간을 두고 차근차근 파악할 필요가 있습니다.

일본 도쿄 게임쇼 2023
참가 준비 과정에서 있었던 일

일본 도쿄 게임쇼는 매년 9월에 열리는 종합 게임 박람회에요.

국내 모바일 게임 기업은 이 박람회를 참가하기로 결정했습니다. 

박람회 개최를 딱 한 달 앞둔 시점에 마이페어의 Express 45 서비스를 신청해 주셨어요.

시간이 매우 촉박했지만 다행히 미니 부스 1개 예약에 성공했는데요.

그런데, 여기서 문제가 발생했습니다. 

😲헉, 이게 무슨 일이야?

참가 기업 매뉴얼 업무를 시작하려고 보니,  모든 항목이  이미 7월에 마감된 거예요. 

늦게라도 업무를 진행하려면 주최사에 각 항목별 지연 이자를 JPY1,100씩 납부해야 했습니다. 

참가 기업 담당자는 신청이 늦어서 부스 확정도 늦게 받은건데 꼭 이자를 내야 하는 건지

마이페어에 도움을 요청하셨어요.

✌️마이페어는 이렇게 도와드렸어요.

마이페어는 참가 기업이 제출해야 하는 서류를 체크하고, 주최사에 양해를 구해보기로 했어요.

참가 기업 매뉴얼의 마감기한은 지났지만, 애초에 기한이 남지 않은 상태에서 부스 예약을 했기 때문에

벌금을 내는 것은 불합리하다고 요청했죠.

그리고 다행히! 마이페어의 중간 소통으로 지연 이자는 내지 않게 되었답니다. 😮‍💨

참가 기업 매뉴얼,
마감일을 지키는 것은 매우 중요합니다!

박람회 주최사 입장에서 서류 제출의 마감일은 매우 중요해요.

이번 고객 사례는 다행히 주최사와 마이페어 간의 협의가 잘 된 케이스지만, 

사실은 이렇게 해결되는 경우가 많지 않아요.

지연에 대한 이자는 물론, 기한 후 접수를 절대로 받지 않는 경우가 훨씬 많습니다. 

접수가 되더라도 렌탈 가능한 비품이  빠르게 매진되어 신청이 불가할 수도 있어요. 

그렇기에 참가 기업 매뉴얼 일정 확인과 엄수는 기본,

더 나아가 참가 준비 기간도 넉넉하게 잡는 게 좋겠죠?

해외박람회 참가는 수출 기업에게 큰 기회이자 도전입니다. 

그리고 참가 기업 매뉴얼은 성공적인 전시를 위해 가장 중요한 첫걸음이에요.

마이페어에서는 국내 수출 기업이 박람회 준비를  더 수월하게 할 수 있도록

‘참가 지원 서비스’를 제공하고 있어요.

사진 설명 = 마이페어에서 제공하는 서비스 안내문 (참가 지원 서비스)

참가 지원 서비스를 통해 고객사의 상황에 맞게 참가 기업 매뉴얼의 요점만 안내하고,

마감일을 놓치지 않게 알림 서비스로 도와 드리고 있답니다.
 

여러분도 마이페어의 서비스를 통해 성공적인 박람회 경험을 만들어 보세요! 

📋마이페어 서비스 소개서

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