해외박람회 참가 기업을 위한 전시 전문 서비스 대행사 비교

① 해외박람회 참가 준비, 직접해도 괜찮을까요?

직접 준비는 공짜가 아닙니다. 보이지 않는 비용이 있어요.

해외 박람회 참가를 처음 준비하는 기업이라면 이런 생각을 하게 됩니다.

"부스비만 해도 너무 많은 비용이 드는데, 그냥 우리가 직접해도 되지 않을까?"

틀린 생각이 아니에요. 하지만 직접 준비할 때 실제로 투입되는 것들을 따져보면 이야기가 달라집니다.

해외박람회 참가 준비시 고려해야 할 숨은 비용 3가지

• 담당자의 업무 투입 시간

   박람회 조사부터 시작해서 주최사 커뮤니케이션, 서류 준비, 비품 신청, 현장 대응까지. 경험이 있는 담당자도 최소 수    주의 시간이 필요하고, 처음이라면 그 이상의 시간이 필요할 수 있습니다. 게다가 주최사와 업무는 명확한 일정이나

   시간이 정해져 있지 않고, 준비해야 할 것도 파편화되어 있어요.

   박람회만 담당하는 것이 아니라면, 기본 업무를 진행하면서 해외박람회 참가에 필요한 다양한 업무들을 멀티 스킬로

   해내야 합니다. 성과 향상을 위한 업무도 병행한다면 하루 8시간의 업무시간이 부족할 수 밖에 없습니다.

• 시행착오 비용

   해외 박람회는 국가마다, 주최사마다 규정이 달라요.

   Exhibitor Manual의 박람회 전문용어를 해석하고, 마감 기한 파악하고, 현지 업체 검증 과정에서 크고 작은 실수가

   생길 수 있습니다. 이 실수가 추가 비용이나 참가 준비의 리스크로 이어질 수 있어요.

• 기회비용

   준비 업무에 매몰되면 정작 중요한 바이어 미팅 준비와 제품 홍보 전략이 뒤로 밀리게 됩니다.

   직접 참가를 준비할 경우 당장 눈에 보이는 업무를 먼저 쳐내는 것에 집중하게 되니까요.

   참가는 했지만 성과가 없는 경우가 생기는 가장 큰 이유 중 하나입니다. 참가 목적이 '부스를 차리는 것'이 아니라

   '바이어를 만나는 것'이라면, 준비에 쓰는 시간과 비용을 효율적으로 관리하는 게 먼저입니다.

해외박람회를 통해 성과를 만드는 기업은 실제 보이는 비용 뿐 아니라, 준비에 소모되는 모든 시간과 인력을 고려해 전시 전문 대행사를 활용합니다.

② 전시 전문 대행사, 어떤 기준으로 찾아야 할까요?

전시 전문 대행사를 찾을 때 기업이 흔히 하는 착각 3가지

직접 준비가 부담스럽다는 걸 알게 된 기업들은 전시 대행사를 찾기 시작합니다.

이 과정에서 흔히 하는 착각이 있죠.

• 착각 하나 - "수수료가 저렴한 곳이 좋다"

  수수료는 서비스 비용의 일부일 뿐이에요.

  저렴한 수수료 뒤에 불투명한 부가 비용이 숨어 있을 수 있고,

  필요한 업무를 못해 다른 업체를 추가로 써야 할 경우가 많습니다. 총비용 기준으로 비교해야 진짜 비용이 보여요.

• 착각 둘 - "박람회 주최 기업이니까 부스 참가 업무도 잘 해주겠지"

  주최사는 박람회를 운영하는 곳이에요.

  참가 기업 입장에서 부스를 준비하고 성과를 내는 업무와는 구조적으로 달라요.

  박람회를 주최한 경험이 있는 것과, 참가 기업의 준비를 전문성있게, 체계적으로 돕는다는 것은 별개입니다.

• 착각 셋 - "공식 에이전시를 통하면 더 유리하지 않을까"

  공식 에이전시는 주최사로부터 모집권을 받은 곳이에요. 참가 기업보다 주최사의 이익을 우선하는 구조일 수 있어요.

  부스 위치나 비용 협상에서 정말 참가 기업 편에서 움직이는 서비스인지 확인이 필요합니다.

  '참가 성과'를 생각한다면 합리적인 비용과 전문성은 기본이에요. 여기에 더해 기업 담당자가 준비 과정을 직접 파악하고

  통제할 수 있는 체계적인 업무 방식을 갖췄는지 함께 고려해야 합니다.

③ 전시 대행사 vs 마이페어 한눈에 비교하기

무엇이 다른지 한눈에 비교해봤습니다.

전시 대행사를 찾는 기업이라면 보통 수수료를 먼저 따져보게 됩니다.

하지만 인력 기반으로 운영되는 전시 대행사는 구조적으로 담당자 역량에 의존할 수밖에 없어요. 담당자가 바뀌면 업무가 흔들리고, 진행 상황을 파악하려면 매번 직접 연락해야 하죠. 참가 준비가 체계적으로 관리되고 있는지 기업 담당자가 직접 확인하기 어려운 경우도 많습니다.

반면 마이페어는 23년 전문가 노하우를 시스템으로 구현해 체계적인 참가 준비 서비스를 제공합니다.

부스 예약부터 참가 준비에 필요한 모든 업무를 미리 예측하고, 진행 현황까지 전용 워크스페이스 안에서 실시간으로 확인할 수 있죠. 마이페어는 지금까지 누적 4,300건이상의 부스 참가 서비스를 제공하며 쌓은 참가 데이터를 기반으로 서비스를 지속적으로 고도화하고 있습니다.

④ 마이페어를 추천하는 이유 — 전문 인력 + 시스템 + 데이터

마이페어는 해외박람회 전문가들이 참가 데이터 및 IT 시스템을 기반으로 국내 유일의 해외박람회 참가 솔루션을 제공합니다.

일반 전시 대행사는 인력 기반 서비스입니다.

담당자가 잘하면 좋은 서비스를 제공받을 수 있지만, 자칫 담당자가 시기를 놓치거나, 새로운 담당자로 바뀌면 문제가 생길 수 있어요. 업무 비중과 경험이 사람에게 쌓이고, 그 사람이 없으면 사라지는 구조입니다.

그렇다고 시스템만으로도 부족해요. 해외박람회는 국가마다, 주최사마다, 상황마다 다르게 움직입니다. 예상치 못한 변수가 생겼을 때 전문가의 판단과 대응이 반드시 필요해요. 큰 투자를 앞두고 있다면 더욱 그렇죠.

마이페어의 서비스는 IT기술과 전문가 노하우를 결합해 다르게 접근한 서비스입니다.

<마이페어 서비스의 차별점 3가지>

• 시스템

  마이페어 서비스는 23년 전문가 노하우를 전용 웹 솔루션으로 구현했어요. 참가 신청, 부스 참가 준비, 비용 견적 관리,   행정 업무 처리까지 기업 담당자가 언제든 직접 확인하고 통제 관리할 수 있습니다.

  담당자가 바뀌어도 모든 이력이 시스템에 저장되어 업무 연속성이 보장돼요.

• 전문 인력

  마이페어 서비스를 이용하는 모든 기업은 해외박람회 전문가와 소통하며 참가 준비를 진행합니다. 해외박람회 전문가는   참가 기업을 대신해 주최사와 커뮤니케이션을 진행하고, 체계적으로 참가 준비를 진행하고, 리스크에 대비할 수 있도록   지원하고 있어요.

• 데이터

  해외박람회는 국내 박람회보다 참가 정보를 확인하기 쉽지 않습니다. 국가마다, 박람회 주최사마다 다른 기준과 방법을   사용하기 때문에 국내 수출 기업은 해외 박람회 참가 정보의 부재에 어려움을 겪고 있죠. 때문에 업무를 미리 예측하지   못하고, 당장 닥쳐오는 업무 해결에 급급해 업무 효율이 낮을 수 밖에 없었습니다.

  마이페어는 4,300건 이상의 누적 참가 데이터를 기반으로 서비스를 지속적으로 고도화하고 있어요.

  처음 참가하는 기업도 수천 건의 참가 경험이 녹아든 시스템 위에서 ‘이 박람회를 이미 잘 알고 있는 것처럼’

  준비할 수 있습니다.

전문 인력과 시스템, 데이터를 동시에 갖춘 해외 박람회 참가 서비스는 마이페어가 유일합니다.

⑤ 마이페어로 참가 준비, 이렇게 시작하세요

마이페어에서 참가하고 싶은 박람회를 검색하고, 예상 참가 견적을 확인해보세요.

마이페어에서는 14,000여개 이상의 해외박람회 참가 정보를 확인하실 수 있습니다.

특히 기업이 파악하기 가장 어려운 '참가 비용'정보를 투명하게 공개하고 있어요. 대륙별, 박람회별 참가 비

비용 구조를 먼저 파악하는 것만으로도 준비의 방향이 잡힐 수 있으니까요. 참가 예상 견적을 먼저 파악하고, 부스 예약에 대한 궁금한 점과 참가 과정을 챗봇을 통해 문의하여 참가 준비를 단계별로 시작해 보시면 됩니다.

(⋇ 수출바우처를 보유한 기업이라면 바우처를 활용한 참가도 마이페어를 통해 진행할 수 있습니다!)