예약이 끝나면 "이제 다 됐다"는 안도감이 드는 것도 잠깐, 실무 담당자 입장에서는 그때부터가 본격적인 시작입니다. 주최사 안내자료 확인부터 비품·전기·인터넷 신청, 주최사 커뮤니케이션, 출입증 등록, 최종 비용 납부, 출장 준비까지 처리해야 할 업무가 동시에 쏟아지기 때문이죠.

이번 아티클에서는 도쿄 게임쇼 부스 예약 이후 참가 준비가 막막한 실무자를 위해 체크해야 할 업무들을 정리해 봤습니다. 어떤 준비를 해야 하는지, 우리 회사가 놓치고 있는 것은 무엇인지 아래에서 확인해 보세요.

도쿄 게임쇼 준비 업무, 내부에서 모두 챙기기 어렵다면?

참가 준비 실무는 마이페어에 맡기고, 성과 준비에 집중해 보세요.

도쿄 게임쇼 2026 부스 참가 - 어떻게 준비해야 할까?

1. 주최사 안내자료(Exhibitor Manual) 꼼꼼히 확인하기

부스 예약 후 가장 먼저 해야 할 일은 주최사 안내자료, 즉 Exhibitor Manual을 확인하는 것입니다.

이 단계에서 많은 기업이 놓치는 지점이 하나 있습니다. 업무별로 마감일이 다르다는 점이죠. 어떤 비품을 신청할지, 현장에 누가 갈지는 나중에 정해도 됩니다. 하지만 신청 기간과 제출 마감일은 가장 먼저 확인해야 합니다.

주최사 안내자료(Exhibitor Manual)에는 부스 운영에 필요한 비품, 전기, 기타 장치 신청부터 전시자 출입증 등록, 광고 신청, 현장 운영 관련 서류 제출까지 항목마다 마감일이 따로 안내됩니다. 필수 항목도 있고, 부스 운영 방식에 따라 선택해야 할 항목도 있어요. 안내자료를 받으셨다면 아래 항목을 가장 먼저 확인하세요.

• 전기, 인터넷, 비품 등 신청 항목과 마감일

• 부스 장치·시공 관련 제출 서류

• 참가사 출입증 등록 기간

• 장비 반입, 설치, 철거 일정

• 최종 납부 금액과 납부 기한

2. 참가 목표에 맞는 부스 구성과 시연 환경 준비하기

비품 신청, 전기·인터넷 신청, 벽면 그래픽 준비 전에 먼저 해야 할 일이 있습니다.

바로 '참가 목표에 따라 부스를 어떻게 운영할지'를 정하는 것입니다.

도쿄 게임쇼 참가 목적은 기업마다 다릅니다. 일본 퍼블리셔나 플랫폼사를 만나기 위한 참가일 수도 있고, 유저 시연을 통해 반응을 확인하기 위한 참가일 수도 있습니다. 미디어 노출이나 투자사 미팅이 주목적인 경우도 있죠. 운영 목적이 달라지면 준비해야 할 것도 달라집니다.

✅퍼블리셔·바이어 미팅이 목적이라면

상담 공간과 미팅 자료 준비가 중요합니다.

상담 테이블, 의자, 피치덱, 일본어 또는 영어 소개자료, 명함, QR 리드 수집 방식, 미팅 담당자 배치 등의 디테일한 준비가 필요해요. 화려한 체험 공간보다 조용히 대화할 수 있는 구조가 더 중요할 수 있는 유형이기도 합니다. 특히 Business Day에 만날 대상과 미팅 시간을 미리 정리해두지 않으면 현장에서 단순히 부스를 지키는 운영으로 끝날 수 있습니다. 사전 바이어 발굴 및 운영 전략을 수립해 보세요.

✅ 유저 시연이 목적이라면

시연 장비와 참관객 유입 동선이 핵심입니다.

시연용 PC, 콘솔, 모니터, 컨트롤러, 헤드셋, 태블릿, 대기 동선, 안내 스태프, 데모 빌드가 필요하고, 전기와 인터넷도 사전에 꼼꼼히 점검해야 합니다. 장비가 많을수록 필요한 전기 용량이 커지고, 온라인 연결이 필요한 게임이라면 네트워크 환경이 현장 운영에 직접적인 영향을 줄 수 있거든요. 인터넷이 불안정할 경우를 대비해 오프라인 데모 빌드도 함께 준비해두는 것을 권장합니다.

✅ 미디어·파트너 노출이 목적이라면

키비주얼, 영상 재생 장비, 보도자료, 촬영 동선, 담당자 역할 분담이 중요합니다.

부스에서 어떤 장면이 촬영될지, 누가 인터뷰에 대응할지, 어떤 메시지를 반복해서 전달할지까지 사전에 정리해두어야 합니다.

🤔다른 참가사들은 부스 구성을 어떻게 할까?

마이페어는 처음 참가하는 기업을 위해 참가사들이 자주 선택하는 비품 리스트를 제공합니다.

기업은 필요한 비품을 효율적으로 선택하고, 마이페어를 통해 기한 내 누락 없이 부스 구성을 완료할 수 있습니다. 운영 목적에 맞춘 부스 기획안이 필요하다면 전문가 제안도 받아볼 수 있습니다.

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3. 추가로 발생하는 비용 항목 확인하기

도쿄 게임쇼 참가 예산을 잡을 때 가장 흔한 실수는 부스비만 보고 전체 비용을 판단하는 것입니다. 실제 준비 과정에서는 부스비 외에도 여러 비용이 추가될 수 있습니다.

예를 들어 전기, 인터넷, 가구·비품, 장치, 시연 장비, 통역, 운영 인력, 홍보물, 운송, 출장비 등이 별도 비용으로 발생합니다. 참가 준비 시, 다음과 같이 비용 항목을 나눠 확인하고 관리해 보세요.

• 부스비에 포함된 항목

• 별도로 신청해야 하는 항목

• 신청 후 추가 납부가 필요한 항목

• 현장에서 추가 비용이 발생할 수 있는 항목

• 내부 예산에 포함해야 하는 출장·인력·홍보물 비용

전기와 인터넷도 마찬가지예요. "현장에서 해결하면 되겠지"라고 생각하기 쉬운데, 해외 박람회에서는 사전 신청이 기본입니다. 뒤늦게 추가 요청을 하면 비용이 높아지거나 원하는 사양으로 준비하기 어려울 수 있습니다. 가능하면 부스 예약 전, 참가 예산 수립 단계에서 참가 비용 관련 정보를 충분히 숙지하시는 것을 권장드립니다. 이것이 쉽지 않다면, 마이페어에서 부스 참가에 필요한 부수 비용 항목을 함께 점검해 보세요.

4. Business Day와 Public Day에 맞춰 현장 운영 역할 나누기

도쿄 게임쇼는 Business Day와 Public Day의 운영 성격이 다른 박람회입니다. 그래서 두 일정에 맞춰 역할 분담도 따로 잡아두는 것이 좋습니다.

Business Day에는 퍼블리셔, 플랫폼사, 파트너사, 미디어, 투자자와의 미팅이 중심이 됩니다. 미팅 담당자, 통역 또는 일본어 대응자, 자료 설명 담당자, 리드 기록 담당자가 필요할 수 있어요.

Public Day에는 유저 시연과 현장 반응 수집이 핵심입니다. 시연 안내, 대기열 관리, 장비 이슈 대응, SNS나 커뮤니티 반응 확인 담당자가 있으면 운영이 훨씬 안정적입니다. 출장 전, 효율적인 운영을 위해 아래와 같이 역할을 분담해 보세요.

• 부스 총괄 담당자

• 퍼블리셔·바이어 미팅 담당자

• 게임 시연 담당자

• 일본어 또는 영어 대응 담당자

• 장비·네트워크 이슈 대응 담당자

• 리드 수집 및 기록 담당자

• 현장 사진·영상 기록 담당자

5. 출장 준비 — 항공·숙박·운송·통역 등

부스 운영 방식과 역할 분담이 정해졌다면, 출장 준비를 마무리해야 합니다.

항공권과 숙소 예약만 확인하면 되는 단계가 아닙니다. 출장자가 현장 일정에 맞춰 도착하는지, 설치일과 운영일에 필요한 인력이 모두 배치되는지, 장비와 홍보물이 제때 반입되는지까지 확인이 필요합니다. 출장 전에 점검해야 할 항목은 다음과 같습니다.

• 항공권과 숙소 예약

• 행사장 이동 동선

• 설치일, 운영일, 철거일별 출장자 일정

• 장비와 홍보물 운송 일정

• 통역 또는 일본어 대응 인력 섭외

• 현장 비상 연락망

• 출장자별 역할과 준비물

• 명함, 리플렛, QR 리드 수집 도구

• 데모 장비, 충전기, 어댑터, 케이블 등 현장 장비

• 현장 사진·영상 촬영 준비

마이페어와 함께 도쿄 게임쇼 참가 성과를 만드는 방법✨

해외 박람회 참가의 목적은 성과입니다. 퍼블리셔·플랫폼사 미팅, 유저 시연 반응 확인, 미디어 노출 — 이 목표를 달성하려면 현장에서의 집중이 필요합니다. 그런데 처음 참가하는 기업일수록 주최사 안내자료(Exhibitor Manual) 확인, 비품 신청, 출입증 등록 같은 준비 실무에 시간과 에너지를 쏟다가 정작 성과 준비가 밀리는 경우가 많습니다. 마이페어는 참가 준비 실무를 효율적으로 해결해, 담당자가 성과 준비에 집중할 수 있게 돕습니다.

• 체계적인 참가 준비 시스템 : 부스 예약부터 행정 업무 간소화, 비품 신청, 출입증 신청, 마감 일정 관리까지 시스템으로 관리되어 누락 없이 진행됩니다.

• 박람회별 전문가 밀착 지원 : 국제 박람회 전문가들로 구성된 팀 중에서도 도쿄 게임쇼 전담 운영 PM이 참가 준비 전 과정을 함께 관리합니다. 예상치 못한 문제가 생겼을 때도 전문가와 함께 빠르게 대응할 수 있습니다.

• 전시 전문 파트너사 보유 : 시연 장비, 통역, 운송·통관 등이 필요한 경우 직접 검색할 필요 없이 공식 파트너사를 통해 해결할 수 있습니다.

특히 아래 상황에 해당한다면 마이페어 이용을 검토해 보세요.

• 도쿄 게임쇼 참가 성과 향상에 집중하고 싶은 기업

• 내부 담당자가 다른 업무와 병행해야 하는 기업

• 주최사 일본어·영어 메일과 매뉴얼을 직접 확인하기 어려운 기업

• 비품 신청, 출입증 신청 등 행정 업무 누락이 걱정되는 기업