코로나19시대 해외박람회 참가하는 방법 (a.k.a 하이브리드 박람회) | 박람회 마케팅 Tip

아래 내용을 다룹니다.

하이브리드 박람회란?

하이브리드 부스로 해외 박람회 참가하기

중국알루미늄박람회 오프라인 개최와 하이브리드 부스로 참가하는 방법
(▶ 마이페어에서 하이브리드 부스 참가 신청하기)

하이브리드 박람회란?

오프라인 박람회에서 기업의 실제 부스와 제품을 설치하고, 스태프와 통역사가 부스를 관리하는 형태의 박람회입니다. 사전 교육을 거친 현장 스태프가 부스를 방문하는 바이어에게 일정한 시나리오에 따라 응대하고, 심층 상담이 필요한 경우 화상으로 미팅하게 됩니다. 박람회에 참가하지 않더라도

실제 제품을 바이어에게 보여줄 수 있고, 통역사를 통해 한국에서도 바이어와 미팅할 수 있다는 장점이 있습니다.

<부스 레이아웃 예시>

하이브리드 부스로 해외 박람회 참가하기

하이브리드 부스로 참가할 때는 크게 3가지를 고려하고 준비하셔야 합니다.

첫번째는 부스 종류입니다.

독립부스로 참가하는 경우엔 현지 부스 장치공사 업체를 섭외해 부스 설치와 인테리어를 의뢰합니다. 이때 박람회의 공식 파트너를 이용하면 현장에서 문제가 발생할 때 주최자의 협조를 구할 수 있기 때문에 주최자에게 부스 장치공사 회사를 추천받는 것이 유리합니다.

조립부스로 참가하는 경우 제품과 가구를 어떻게 배치할지 계획하고, 필요한 가구를 참가기업 매뉴얼을 통해 렌털을 의뢰합니다.

두번째는 운송입니다.

제품은 최소 2개월 전에 Door to Booth(전시 전 기업의 제품을 부스까지 운송)와 Booth to Door(전시 종료 후 부스에서 제품을 포장해 기업이 지정한 위치로 운송)로 운송하는 박람회 전문 운송회사를 통해 발송해야 합니다.

세번째는 현장 운영을 위한 사전 준비입니다.

현장을 운영하는 스태프와 통역사는 부스를 방문하는 바이어에게 첫인사로 무슨 말을 할지를 포함한 기본적인 응대부터 예상되는 질문에 대한 답변을 준비해놓아야 합니다. 각 제품에 대한 설명도 이해하기 쉽게 작성하여 전시 오픈 전날에 전달하고, 화상으로 교육해야 합니다.

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철저한 사전준비는 필수

하이브리드 박람회의 경우 스태프와 통역사의 역할이 무엇보다 중요하므로 철저하게 준비를 하는 것이 필요합니다.

특히 많은 상담을 유도하기 위한 질문, 어떤 대화를 주고받을 때 화상 미팅으로 전환을 시킬지 등, 현장 전략을 구체적으로 계획하는 것이 성과를 높이는 가장 중요한 열쇠입니다.

연결 상태도 박람회 개최 전에 완료해야 합니다. 실제로 바이어를 앞에 두고 환경 조정에만 10여 분을 소비하는 불상사가 종종 발생하기도 합니다.

또 현지에서 박람회가 개최되는 한국 시간을 잘 확인해야 합니다. 마지막으로 박람회 개최 30분 전에 화상회의를 할 수 있는 사내 회의실에 담당자들이 모여서 현장에 있는 스태프와 모든 상황을 다시 점검합니다.

중국알루미늄박람회 오프라인 개최와 하이브리드 부스로 참가하는 방법

작년 말부터 중국에서 박람회가 오프라인으로 개최되기 시작했습니다. 참가하려는 박람회가 오프라인으로만 개최될 경우 국내 기업이 참가하는 방법은 세 가지가 있습니다. 첫째, 중국 내 지사가 있거나 현지 파트너가 있는 경우 그들을 통해 오프라인 박람회에 참가할 수 있습니다. 둘째, 출입국 시 까다로운 입국 절차와 자가격리 절차를 거쳐 참가하는 방법입니다. 셋째, 전시장에 부스를 설치하고 한국에서 미팅을 할 수 있는 하이브리드 방식으로 참가할 수 있습니다. 일부 중국 박람회들은 하이브리드 부스 상품을 제공하기도 합니다. 이 경우는 주최자의 가이드라인에 따라 준비할 수 있습니다.

예로 올해 7월에 개최되는 중국 알루미늄 박람회는 하이브리드 부스를 별도로 제공하지 않으나, 원격 운영에 필요한 옵션을 추가로 신청하면 하이브리드 방식으로 참가할 수 있도록 지원해줍니다. 하이브리드 부스를 제공하지 않는 박람회에 원격으로 참가할 경우 주최자와 몇 가지 논의를 해야 합니다. 주최자가 스태프와 통역사, 화상 회의를 할 수 있는 시스템(웹캠이 포함된 PC 또는 태블릿) 등을 지원해 줄 수 있는지, 이 경우 비용은 부스비 안에서 해결할 수 있는지, 별도의 비용이 발생한다면 얼마를 어떻게 지급해야 할지 등이 포함됩니다. 중국 알루미늄 박람회의 경우, 기본 또는 독립 부스에 하이브리드 부스 운영을 위해 필요한 옵션 비용을 부스비와 별도로 추가로 지불하면 주최자가 지원해줍니다.

하이브리드 부스 참가는 박람회에 직접 문의하거나 해외 박람회 부스 참가신청 플랫폼 마이페어에서 참가신청하고 요청하시면, 하이브리드 참가 가능 여부를 확인할 수 있습니다.

다만 부스 참가 신청을 하기 전에 반드시 확인하셔야 하는 것이 있습니다. 코로나19의 영향으로 직접 참가가 어려운 상황에서 적용되는 규정을 반드시 확인하는 게 중요합니다. 환불을 해주는 박람회도 있지만 참가 규정에 따라 위약금이 발생하며, 남은 일정에 따라 위약금에 차이가 있습니다. 그 다음에 필요한 부스 공간을 예약하는데, 오프라인 박람회와 동일한 방식으로 부스 위치를 선택합니다. 부스 위치가 확정되면 부스비를 입금하여 부스 예약을 확정합니다. 중국 알루미늄 박람회는 참가기업이 직접 참가하기 어렵거나 주최사가 박람회를 취소 혹은 연기할 경우 내년 박람회로 이전되는 것이 원칙으로 하고 있습니다.

▶ 마이페어가 꼼꼼하게 챙겨드려요, 박람회 참가 신청하기

# 중국 알루미늄 박람회

중국 알루미늄 박람회는 올해 7월 7일부터 9일까지 사흘간 상하이신국제전시장(SNIEC)에서 개최됩니다.

중국을 중심으로 다국적 기업이 참가하는 국제적인 박람회로, 중국을 포함해 30여 개 국가에서 600개사가 참가합니다.

바이어는 91개 국가에서 2만5,000명이 방문합니다. 중국 기업의 공장 현장 견학, 제조기업을 위한 교육 콘퍼런스와 국제회의, 바이어 매칭 프로그램 등으로 부대 행사를 운영합니다.

중국 알루미늄 산업에 진출할 계획이 있는 기업이라면 비즈니스 네트워킹 행사도 유용하죠. 타깃 바이어가 세밀하게 타기팅된 박람회여서 산업 관계자들을 집중적으로 만나기 적합하고, 알루미늄 소재, 가공, 정제, 재활용 등 알루미늄 산업 기업들이 참가하는 산업 전문 박람회이기 때문입니다.

운송, 가전, 포장, 건설 산업 분야의 알루미늄 최종 사용 기업이 바이어로 방문하며, 알루미늄 제조, 가공, 공급 기업에게 필요한 타깃 바이어와의 네트워킹을 제공합니다. 더욱이 알루미늄 소재 사용이 확장되는 트렌드에 따라 차량 경량화와 전기·전자 관련 솔루션 및 기술분야 기업들도 참가하고 있습니다.

<지난 중국 알루미늄 박람회 현장 사진>

※본 컨텐츠는 마이페어가 기업나라에 유료 기고한 내용을 블로그 포맷에 맞추어 일부 가공하였습니다.