해외 바이어 미팅, 화상회의 전략 5가지 | 국가별 박람회 Tip

비대면 마케팅, 앞으로도 ‘뉴노멀’로 자리 잡을 수 있어
e카탈로그 등 자료 철저히 준비하고 현지 시장조사 필수

“홈페이지에 올려놓은 e카탈로그가 화상상담에 한몫하고 있습니다. e카탈로그는 총 22페이지로 구성돼 회사, 브랜드 스토리와 함께 사업 영역을 소개하는 동시에 개발한 콘텐츠를 하나하나 설명하는 내용을 담고 있습니다. 수출기업이 바이어를 궁금해 하는 것처럼 바이어 역시 수출기업의 프로필을 알고 싶어 하기 마련입니다. 홈페이지를 통해 바이어가 회사와 제품을 이해할 수 있도록 만드는 것이 언택트 시대 상담의 출발점일 것입니다.”

인공지능(AI), 딥러닝, 센싱 등 첨단 기술 연구개발을 바탕으로 차세대 콘텐츠를 개발하는 (주)셀빅의 배정환 부장은 코로나19 상황 속에도 바이어와 수출 상담을 지속할 수 있던 방법에 대해 이렇게 말한다.

또 다른 업체 45스페이스도 화상상담에 일가견이 있다. 여성화 브랜드 ‘착한구두’로 더 잘 알려진 45스페이스는 설립 1년 만에 국내 온라인 판매 점유율 1위를 달성한 신생기업이다. 45스페이스는 국내 시장의 성공에 안주하지 않고 B2B 글로벌 세일즈팀을 신설했는데, 이 팀은 신설과 동시에 미국, 중국, 홍콩, 대만, 싱가포르, 몽골 등으로 수출 계약을 따냈고, 최근에는 수출시장 확대를 목표로 삼고 있다. 최훈식 대표는 이러한 성과를 낸 비결을 이렇게 정리했다.

“바이어가 컨택을 희망해 진행되는 화상상담은 상호 적극적인 논의가 가능하다는 점이 큰 장점입니다. 다만 실제로 제품을 만져볼 수 없는 상황이라는 점을 고려해 제품의 재질이나 소재를 시각화할 수 있는 자료를 많이 준비하고, 현장에서 즉각적인 대응을 할 수 있도록 샘플군을 세분화해 준비하면 좋을 것 같습니다. 동남아시아 진출을 희망하는 경우에는 상표권이나 제품 특허 등 모조품 방지 대책을 준비하면 신속한 협상이 가능할 것이라 생각합니다.”

경기도 화성시에 소재한 월딘도 코로나19로 캄캄했던 상황을 화상상담으로 반전시켰다. 월딘은 건강 가전제품, 주방가전 제품을 생산하는 중소기업이다. 최승용 대표는 2020년 화상상담을 통해 전년보다 오히려 더 많은 수출을 이뤄낼 수 있었다고 말한다.

“브랜드K 화상 수출상담회에서 만난 말레이시아 바이어가 다용도 조리기를 잘 이해하고 있을 뿐 아니라 구매의향을 가지고 있단 판단을 한 뒤 재빠르게 후속조치를 한 것이 수출 계약으로 이어진 것 같습니다. 2019년 수출이 부진한 데다 2020년 코로나19 사태가 겹쳐 앞이 보이지 않았는데 화상상담을 통해 실질적인 성과를 얻게 돼 2020년 수출이 80만 달러로 늘어났으며, 2021년부터는 본격적인 수출기업으로 도약할 것을 기대합니다.”

2020년부터 현재까지 많은 기업이 코로나19 팬데믹으로 수출에 어려움을 겪고 있지만 이처럼 위기를 기회로 만든 기업도 존재한다. 공통점은 각국 출입국이 막혀 대면 비즈니스가 거의 불가능해진 상황에서 온라인 홈페이지와 화상상담 등 비대면(언택트) 요소를 잘 활용했다는 점이다. 그러나 무작정 ‘대세를 따르겠다’는 안일한 생각으로 준비 없이 화상상담회, 온라인 전시회 등 비대면 비즈니스 행사에 참여한다면 효과가 있을 리 없다. 대면 비즈니스가 불가능해져 ‘어쩔 수 없이’ 비대면 비즈니스의 문을 두드린 기업이 많겠지만, 현재 언택트 마케팅이 전 세계적 트렌드로 자리 잡은 만큼 이러한 동향은 쉽게 사라지지 않고 ‘뉴노멀’로 자리 잡을 가능성도 있다. 실제로 언택트 비즈니스는 대면 비즈니스와 비교했을 때 실제 제품 시연 과정을 현장에서 보여줄 수 없다는 단점이 있지만 시공간적 제약이 적고, 비용도 저렴한 경우가 많다.

◇셀빅, 화상상담의 출발은 ‘깐깐하게 만든 e카탈로그’ = 셀빅은 위치기반 증강현실(AR) 콘텐츠 ‘홈타운어드벤처’부터 체감 기능성 게임 ‘투르드스타’, 모션인식 체감형 게임 ‘초등강호’, AR 모래놀이 ‘샌드크래프트’를 비롯해 LGU+ IPTV용 AR 콘텐츠 ‘아이들나라 2.0’, 살아 움직이는 색칠놀이 ‘판타스케치’, 가상현실(VR) 스포츠 게임 ‘판타스포츠’ 등 다양한 차세대 콘텐츠를 속속 개발해 내놓은 ‘실력자’ 기업이다. 2020년에는 AI, 센서 등의 기술응용 분야에서 여러 건의 정부 연구개발 과제를 수행했다.

해외시장 개척에도 적극적이다. 중국 선크리, 미국 투르드스타, 시스템쿠 등과 거래하고 있으며, 일본의 한 테마파크업체도 셀빅의 기술력을 보고 판타플레이의 신규 개발을 주문했다. 중국 염성시의 요청에 따라 100억 원 규모 현지 조인트벤처 사업을 전개하기도 했다.

여기에는 화상상담이 큰 역할을 했다. 코로나19 사태로 대면 상담이 불가능해지자 셀빅은 비대면 상담에 적극 나서기로 결정했다. 무역협회가 주선한 화상 수출상담회를 포함해 2020년에만 50회가 넘는 화상상담을 가졌다. 이를 통해 셀빅은 인도네시아, 아르헨티나, 베트남, 일본, 싱가포르, 영국 등 세계 여러 나라와 비즈니스를 이어가고 있다.

셀빅의 해외사업을 담당하는 배정환 부장은 화상상담의 준비를 어떻게 했느냐는 질문에 한 가지 자료를 내놨다. PPT 형식으로 만들어진 e카탈로그였다. 여기에는 회사 소개, 회사 스토리, 사업 영역은 물론 수출하려는 콘텐츠가 영문으로 하나하나 소개돼있었다. 디자인 또한 AR·VR 콘텐츠 업계의 냄새를 물씬 풍겼으며, 홈페이지 또한 영문으로 제작해 바이어들이 PDF파일을 찾아 다운로드하기 쉽도록 했다.

배 부장은 “화상상담을 통해 만난 몇몇 바이어들이 셀빅이 그간 개발한 제품에 관심을 보이고 있다”며 코로나19와 같은 위기상황에도 해외 진출 가능성이 마냥 어둡지만은 않다고 말했다.

실제로 무역협회가 발간한 ‘포스트 코로나 시대, 온라인 화상상담 성공전략’ 브리프는 화상상담은 현장에서 계약이 바로 성사되기 어렵고 이메일 등을 통해 추후 협의가 이어지는 경우가 많아 후속 상담을 위한 준비가 필수라고 강조한다.

홈페이지 관리, 상품 페이지·제품 카탈로그 제작 등이다. 특히 화상상담은 대면상담에 비해 피로도가 높아 주의가 분산되기 쉬우므로 바이어의 관심도를 제고하기 위한 수단을 다양하게 활용해야 하는데, 제품 시연 영상, 브로슈어 파일, e카탈로그 등을 미리 준비해두면 의사소통의 효율성 및 몰입도를 높일 수 있다.

<바이어를 사로잡는 5대 화상상담 전략>

1. 온라인 시청각 자료 활용

-화상상담 참여자의 관심도 제고

- 제품 시연 영상을 통해 효과적 상담 진행

- 견적서, 브로슈어 파일 등을 실시간으로 공유해 의사소통 효율성 제고

2.객관적 자료 준비

- 공인 시험성적서, 인증서 등 제품 스펙 증빙자료 준비

- 기존 거래처와의 실적자료를 통해 상대방의 신뢰를 이끌어낼 수 있음

- 신제품 우선·독점 계약을 조건으로 바이어 설득 및 신뢰 확보 가능

3.원활한 상담환경 구축

- 인터넷 연결 상태 확인 및 화상회의 프로그램 사용법 숙지

- 화상상담 시 제품을 효과적으로 보여줄 수 있는 방안 연구

- 통역사에게 미리 자료를 전달해 바이어에 정확한 제품 정보 전달

- 상담시간을 정할 때는 상대 국가와의 시차 고려

4.장기적 안목으로 접근

- 기존 컨택 이력이 있는 바이어와 상담 시 거래 성사 확률이 높음

- 화상상담 종료 시 구체적인 후속 상담 및 연락 일정 약속

- 진행이 더디더라도 인내심을 가지고 소통 지속

5.제품 특성별 맞춤형 전략 마련

- 소비재 : 화상 카메라를 통한 시연에 적절

타깃 바이어에게 샘플을 먼저 발송하는 것도 좋은 방법

- 콘텐츠·SW : 물리적 제약 없이 효과적인 시연이 가능해 화상상담에 적절

- 장비·기자재 : 설계도면 및 시연 영상을 적극적으로 활용

출처: https://www.weeklytrade.co.kr/news/view.html?section=1&category=3&no=73645