[SIWW 참가 후기] 3일 간 기념품 1,200개 소진! #공공기관 #정책홍보부스 #참가 준비 | 박람회 마케팅 Tip

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공공기관의 해외 박람회 참가는 여간 쉬운 일이 아닙니다.

참가 예산 신청, 다수의 업무와 전시 준비 병행, 각종 증빙과 참가 결과 보고서 작성 등 까다롭고 어려운 업무의 연속이기 때문이죠.

올해 봄, 마이페어는 서울아리수본부의 <싱가포르 국제 물 산업 박람회> 부스 참가를 지원했습니다. 기관의 실질적 참가 준비 기간은 두 달. 전시 담당자였던 한동선 팀장님은 이 기간 동안 완성도 높은 준비로 눈에 띄는 성과를 만들었습니다. 특히 기념품 1,200개를 모두 소진하며 서울아리수본부의 성공적인 참가 결과를 증명했죠.

마이페어가 한동선 팀장님을 만나 공공기관의 박람회 참가 준비 팁을 들어봤습니다.

전 세계에 아리수를 알리는 최고의 방법

'기념품을 활용한 적극적인 홍보'

Q. 단 3일 만에 1,200개 기념품 전량 소진! 부스 운영 비결이 뭔가요?

특별한 비결보단(웃음), 3일 동안 최선을 다해 부스 홍보에 집중 했어요.
저희 본부의 전시 참가 목적 중 하나가 ‘정책 홍보’였거든요. 더 많은 참관객에게 서울아리수본부를 보여 주려고 부스 밖에 나가서 기념품 들고 직접 홍보했어요.

주변에 기념품 준비 기업이 많지 않아서 저희가 특히 더 주목받았던 것 같아요. 텀블러, 볼펜, 에코백, 팜플렛까지, 바쁜 와중에 여러 기념품 준비가 쉽지 않았는데, 실제 현장에서 좋은 반응과 성과를 얻고 나니 뿌듯하네요.

Q. 어떤 반응과 성과가 있었는지 궁금해요.

가장 눈여겨볼 성과는 일반인, 민간 기업에서도 많이 방문했다는 점이에요.
SIWW가 국가 기관 관계자도 많이 참가하는 전시라, 공공기관 부스에는 다음 물 전시 주최 국에서 많이 방문해요. 전시 초청 목적이죠. 저희는 부스 홍보를 열심히 해서 그런지, 일반 기업인줄 알고 방문한 사람들이 많았어요. 국제기구, 일반인, 민간기업에서 골고루 방문했죠.

방문객 대부분이 저희 본부 사업에 높은 관심을 보였다는 점도 좋은 성과라고 생각해요. 
이는 고도정수처리 공정이나, 수질 검사 체계 구축 등, 서울아리수본부가 운영하는 정책이 다른 국가보다 훨씬 많은 편이라 관심있게 보지 않았을까 생각됩니다. 방문객 대부분 수도사업과 밀접한 관계가 있어서, 이 부분에 대한 여러 질문을 많이 받고, 컨설팅도 진행할 수 있었어요.

Q. 박람회 참가를 직접 제안하셨다고 들었는데요,
싱가포르 국제 물 산업 박람회를 선택한 이유는 무엇인가요?

싱가포르 국제 물 산업 박람회는 물 분야의 인지도와 권위가 높은 전시예요.
세계 3대 물 주간 중 하나이기도 하죠. 세계 여러 국가에서 참가하는 만큼 최신 기술을 살펴보고, 국제기구와 네트워킹할 수 있는 기회도 많을 것으로 판단했어요.

특히 저희 본부는 ODA 사업(개도국 대상 해외 원조사업)을 진행하고 있는데요.
원조 대상국에게 우리 아리수가 왜 좋은지, 얼마나 신뢰 높은 기관인지 보여줄 필요가 있었어요. 싱가포르는 위치상 기타 동남아 국가에서도 많이 올 거라 예상했기에 참가를 제안하게 되었습니다.

사업의 시각화를 위한

다양한 마케팅 자료 제작

Q. 참가 준비 과정에서 부스 콘텐츠 고민이 많으셨다고요.

저희는 다른 기업들처럼 실물로 가져갈 전시품이 없어요.
실 제품이 아닌, 서울아리수본부에서 어떤 사업을 운영하는지 소개하는 콘텐츠를 제작해야 했죠. 게다가 보여주고 싶은 사업이 많아서 부스 콘텐츠를 어떻게 만들어야 할지 고민이 되더라고요. 최대한 우리 사업을 시각화해서 보여주는 방법을 고민하다가 동영상과 족자봉 그래픽을 적절히 활용해 보기로 했어요.

결과적으로 기념품으로 방문객을 모으고, 부스에서는 영상과 그래픽으로 본부를 소개하고, 더 딥한 질문은 테이블에 앉아 컨설팅도 진행하는 동선이 완성됐어요. 짧은 시간 내에 준비하느라 조금 아쉬운 점은 있었지만 꼼꼼히 준비한 만큼 효과도 좋았다고 생각합니다!

Q. 어떤 부분에서 아쉬움이 남으셨나요?

특정 사업 부문을 더 잘 보여주고 싶었던 아쉬움 이랄까요.
전시 3일간 틈틈이 참가 기업 부스를 살펴봤는데 기술 모형이나, 실제 제품을 전시한 부스에 방문객 이목 집중 효과가 더 크다는 점을 알게 됐어요.

가장 기억에 남는 부스 중에 제품 하나만 들고 참가한 기업이 있었는데요,
박람회 타겟이 워낙 뚜렷해서 그런지 이 제품 하나만으로 방문객 관심과 질문이 쇄도하더라고요. 선택과 집중을 잘한 기업이라고 할 수 있겠죠. 물론 저희는 공공기관이고, 제품 홍보의 목적이 아니기에 한 가지에 집중 홍보는 어렵겠지만 특별히 강조해야 할 사업 부분은 더 잘 드러나게 만들었으면 좋았겠다는 생각이 들었습니다. 예를 들면, 고도정수처리 시설을 목업으로 만들거나, 미니어쳐를 제작하거나 등의 형태로요.

싱가포르 국제 물 산업 박람회_서울아리수본부 부스 

두 달 간의 짧은 시간,

완벽한 준비 위한 업무 효율 향상 방법

Q. 박람회 준비를 거의 혼자 하셨죠. 준비 기간도 길지 않았는데, 어떻게 다 해내셨나요?

그러고 보니, 박람회 참가 준비는 거의 두 달 만에 해냈네요.
기관 특성상 예산 신청과 심의, 업체 선정 과정을 거쳐야 해서 박람회 준비 시간이 길지 않았거든요. 참가 준비도 혼자 했는데, 다행히 마이페어 서비스를 활용한 덕분에 잘 해낼 수 있었습니다.

특히 이번 박람회는 제가 처음 참가한 해외 박람회라 정신이 없었어요. 기본 업무에 부스 디자인, 기념품, 출장 준비 등 해야 할 일이 많았거든요. 그래서 주최사에서 보내는 메일은 무조건 마이페어로 전부 공유했어요. 신청서 작성이나 비품 신청같이 주최사 소통이 필요한 업무는 마이페어에서 알아서 다 해결해 준 덕분에 수월하게 참가할 수 있었죠.

박람회 첫 시작부터 마무리까지 다 할 수 있을까 걱정이 많았는데, 막상 끝나고 돌아보니까 뿌듯합니다!

Q. 가장 필요할 때 마이페어를 적절히 활용해 주셨네요.
서비스를 이용하며 가장 만족스러운 점이 있다면 무엇인가요?

업무 효율을 높일 수 있었던 것에 가장 만족하고 있어요.
특히 기념품 운송과 현장 통역 섭외 부분은 마이페어 파트너사 매칭 서비스로 해결했습니다. 마이페어 내에서 운송 통관사와 통역 업체 견적을 쉽게 받을 수 있었는데, 덕분에 제가 일일이 업체를 찾아보는 수고를 덜었고, 업무 시간도 단축할 수 있었어요.

Q. 해외박람회를 처음 준비하는 기관 담당자에게 조언을 준다면?

예산 신청은 빠르게, 부스 콘텐츠는 선택과 집중에 신경 써 보세요.
공공기관은 예산 신청과 심의 기간이 있어서 박람회 참가 준비 시간이 빠듯할 수 있어요. 모든 준비는 예산이 통과된 후에 시작할 수 있으니까요. 저 역시 4월에 예산 심의를 통과했지만, 1부터 10까지 혼자 준비하다 보니 시간이 부족하더라고요. 꼭 최대한 빠른 예산 신청을 진행하라고 말씀드리고 싶습니다.

부스 콘텐츠의 경우, 대외적으로 강조하고 싶은 사업을 선택해 차별화된 콘텐츠를 만들어 보는 것을 추천드려요. 물론 공공기관 특성상 부스 콘텐츠에 최대한 많은 내용을 넣을 수밖에 없지만, 그중에서 강조할 사업이 있다면 별도의 콘텐츠를 만들거나, 미니어처, 모형 등으로 홍보를 집중해 보는 것도 좋을 거예요. 참관객에게 기억되게 하는 것이 중요하니까요.

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