조립부스 참가 기업을 위한 현장 준비 매뉴얼 | 박람회 마케팅 Tip

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1. 전시장 도착

오후 12시~ 1시 즈음 전시장에 도착하세요.

조립부스 1개~ 2개 규모로 참가한다면 개최 하루 전 점심시간 즈음에 도착하는 것을 권장합니다.

전시장에 너무 일찍 도착할 경우, 신청했던 간판이나 비품이 부스에 없을 수 있습니다. 주변 부스들이 한창 공사 중이기 때문에 전시품을 세팅하는 것도 쉽지 않을 겁니다.

전시장에 너무 늦게 도착하면, 예기치 못한 문제에 대응할 시간이 부족할 수 있습니다.

간혹 간판에 기업 이름이 잘못 기입되거나, 신청한 카펫 및 전기 위치 등이 잘못된 경우가 있을 수 있습니다. 전시 개최 하루 전에는 꼭 방문하여 신청한 비품과 간판, 전기 위치 등을 점검하시기 바랍니다.

박람회 시공기간에 볼 수 있는 전시장 내 조립부스&커튼부스 전경

2. 출입증 발급

출입증 신청 완료 안내 메일, 또는 QR 코드를 챙겨가세요.

전시장에 도착하면 전시자 출입증 등록대(Exhibitor registration)로 가셔서 출입증(뱃지)을 발급받아야 합니다(출입증이 없으면 부스가 있는 전시홀로 입장할 수 없습니다!). 출입증 발급은 키오스크에서 셀프로 발급하기도, 전시장 스태프가 직접 신원을 확인하고 발급해 주기도 합니다. 출입증 발급을 위해 주최사에게 받은 출입증 신청 완료 메일 또는 QR 코드를 꼭 챙겨가세요.

CES 출입증 발급받는 곳 / 홍콩 코스모프로프 아시아 출입증 발급 서류와 발급 후 받을 수 있는 스티커

3. 간판 확인

제일 먼저 ‘간판부터 확인’하세요.

전시홀에 입장해 예약한 부스 번호로 잘 찾아가셨나요?

신청한 위치에 부스가 있는 것을 확인했다면, 우리 기업 이름이 간판에 잘 들어 갔는지 확인해 주세요.

기업 명에 오류가 있다면, 전시홀 내·외부에 있는 주최사 사무국에 방문하여 수정을 요청하시면 됩니다.

박람회 시공기간_ 비품이 준비되고 있는 조립부스 모습

4. 전시품 확인

전시품 상태, 수량을 체크하세요.

전시품 운송·통관사를 이용하셨나요?

전시 전문 운송·통관사를 이용했다면 전시품은 배정받은 부스로 배송이 됩니다. 일반 운송사를 이용할 경우 전시홀까지 배송이 안 되는 경우가 많으니, 배송지를 잘 체크하시기 바랍니다. 배정받은 부스에 제품이 잘 도착했다면, 전시품의 상태와 수량을 확인하고, 부스에 세팅을 시작하시면 됩니다.

조립부스에 도착한 전시품 배송 박스

✔️ 전시품 개봉 전 주의사항이 있습니다.

자세한 내용은 전시품 운송통관 아티클(클릭)에서 확인해 주세요!

5. 비품 확인

신청한 비품 리스트를 챙겨가세요.

비품 주문 확인서나 인보이스를 챙겨 가시면, 전시 현장에서 비품 도착 현황을 확인하기 좋습니다.

특히 부스내 전기 위치와 와트가 맞는지 꼭 확인하세요. 해외 박람회에서는 종종 신청한 비품이 도착하지 않거나, 신청한 위치 상관없이 그냥 가져다 둔 상태로 있는 경우가 있습니다. 당황하지 마시고, 주최사 사무국에 가서 도움을 요청하시기 바랍니다.

조립부스 내 전기 설치 모습 / 코스모프로프 아시아는 조립부스마다 비품 신청 리스트와 도면을 부착해 둡니다.

6. 부스 데코레이션 & 제품 디스플레이

전시품 도난에 유의하세요.

사전에 벽면 그래픽을 신청했다면, 그래픽이 문제없이 잘 부착되었는지 확인해야 합니다.

그래픽을 신청하지 않고 별도로 포스터나 족자봉 등을 준비했다면 설치하시면 됩니다.

전시품은 도난에 유의해야 합니다.

잠금장치가 있는 전시대를 사용하지 않을 경우, 개최 전날 전시품을 올려두는 것은 도난의 위험이 높습니다.

전시품이 많지 않다면 어떻게 전시할 것인지 테스트로 올려보고 잠금장치가 있는 창고에 보관해 두는 것을 추천드립니다. 만약 제품이 많아 미리 세팅을 해야 한다면, 가림막(천)을 준비해 덮어 두세요.

참가 기업들이 포스터와 족자봉을 직접 부착하고 있는 모습

7. 통역사 교육 및 부스 운영 리허설

부스 운영 리허설은 필수입니다.

참가 준비에는 통역사 교육과 부스 운영 리허설도 포함됩니다.

부스 데코레이션과 전시품 디스플레이가 끝나면 부스 운영 리허설을 반드시 실시해 주세요.

전시장에 방문한 바이어들은 봐야 할 부스가 너무 많습니다. 짧은 시간 내에 전시장 이곳저곳을 돌아다니기 때문에, 참가 기업의 부스가 눈에 띄지 않는다면 그냥 지나칠 가능성이 높죠. 미리 준비해 온 부스 운영 프로그램, 바이어 질의응답, 홍보 프로모션, 방문객 응대 등 부스 운영 직원과 통역사 함께 리허설을 꼭 실시해 보시기 바랍니다.

박람회 시공기간_부스 운영 직원과 통역사가 함께 운영 교육을 하고 있는 모습

8. 퇴근

보안에 철저히 신경 써 주세요.

어느 정도 준비가 다 되었다면 창고 잠금장치를 잘 확인하고 퇴근하시면 됩니다.

퇴근 전에는 부스 내부에 외부인이 출입하지 않도록 가드 테이프를 붙여 주세요. 전시품이 보이지 않도록 가림막을 덮어 두는 것도 필요합니다.

부스 준비 완료 후, 전시품 보호를 위해 가림막과 가드 테이프를 설치한 모습

최상의 컨디션을 위해 전시 참가 하루 전에는 일찍 쉬시는 것을 권장 드립니다.

‘조립부스 참가 기업을 위한 현장 매뉴얼’이 도움이 되었길 바라며, 오랜 시간 준비해 온 해외 박람회에서 소기의 성과를 거두시길 마이페어가 응원하겠습니다!

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