독립부스 참가 기업을 위한 현장 준비 매뉴얼 | 박람회 마케팅 Tip

1. 전시장 도착 권장 시간

전시 개최 하루 전 오후 1시 즈음에 도착하세요.

전시장에 너무 일찍 도착하셔도 전시품 디스플레이 작업은 어렵습니다.

일반적으로 전시 부스 시공은 개최 2~3일 전부터 시작됩니다. 개최 하루 전이라도 부스 디자인에 따라 전시장 바닥 작업, 전기 배선 작업, 천장 구조물(리깅) 작업이 한창일 가능성이 높습니다.

전시장에는 박람회 개최 하루 전 12시~ 13시 즈음 도착하셔서 점검하시고, 부스 운영을 위한 체력을 최대한 아끼시는 것을 권장 드립니다.

시공 기간 전시홀 전경

2. 출입증 발급

출입증 신청 완료 안내 메일, 또는 QR 코드를 챙겨 가세요.

출입증이 없으면 부스가 있는 전시홀로 입장할 수 없습니다!

전시장에 도착하면 전시자 출입증 등록대로 가셔서 출입증(뱃지)부터 발급받아야 합니다. 출입증 발급 시에는 주최사에게 받은 출입증 신청 완료 메일 또는, QR 코드를 꼭 챙겨가야 합니다. 출입증 발급은 키오스크에서 셀프로 발급하기도, 전시장 스태프가 직접 신원을 확인하고 발급해 주기도 합니다.

간혹 이른 시공 기간(개최 2~3일 전)에 전시장을 방문하시는 기업도 있으신데요.

전시장에 따라 참가사 출입증으로는 전시홀 입장이 불가한 경우가 있습니다. 안전과 보안을 위해 시공 관계자만 입장이 가능한 경우, 시공사에 요청하여 별도의 출입증을 발급받아야 입장할 수 있습니다.

QR코드로 CES 전시자 출입증 발급하는 모습

3. 시공 완료된 부스 확인

완료된 부스 디자인을 확인하고, 최종 점검해 주세요.

참가 기업이 전시장에 도착할 무렵, 시공 현장 작업은 거의 마무리 단계에 있습니다.

전시장 환경, 작업 난이도에 따라 다르지만, 마이페어는 최대한 고객사가 현장에 도착하기 전까지 모든 작업을 마무리하는 것을 목표로 하고 있습니다.

현장에 도착하시면 마이페어의 시공 감리자가 부스에 대한 디테일 안내와 시설 사용법을 인계해 드립니다.

시공 감리자에게 인계받은 후, 완료된 전시 부스 시공 상태를 최종 점검해 주세요.

개최 1일 전, 모든 준비가 완료된 마이페어 고객사 전시 부스들

4. 전시품 확인

전시품 상태, 수량을 체크하세요.

운송 · 통관사를 이용할 경우, 전시품은 부스 위치로 바로 배송됩니다.

독립 부스로 참가하는 기업은 조립부스보다 배송받은 제품이 훨씬 많으실 거라 예상됩니다.

전시품이 부스에 잘 도착했다면 제품 포장 및 내부 상태, 수량 등을 잘 체크하시고, 부스 세팅을 시작하시면 됩니다.

전시장에 도착해 부스까지 옮겨지는 전시품들

✔️ 전시품 개봉 전 주의사항이 있습니다.

자세한 내용은 전시품 운송·통관 아티클(클릭)에서 확인해 주세요!

5. 제품 디스플레이

전시품 도난에 유의하세요.

전시품은 도난에 각별히 유의해야 합니다.

개최 전날 전시품을 올려두는 것은 도난의 위험이 높습니다. 샘플 및 전시품은 잠금장치가 있는 창고에 보관하시는 것을 적극 권장 드립니다. 보안이 특히 요구된다면 매일 아침 세팅하시고 퇴근하실 때에는 창고 보관하시기를 추천드립니다.

잠금장치가 있는 유리(or 아크릴) 전시장을 이용하신다면 디스플레이 완료 후 제품이 보이지 않게 가림막(천)으로 덮어 두는 방법도 있습니다.

가림막으로 전시품을 덮어 둔 모습

6. 통역사 교육 및 부스 운영 리허설

부스 운영 리허설을 반드시 실시해 주세요.

부스 오픈 준비에는 통역사 교육과 부스 운영 리허설도 포함됩니다.

부스 운영 프로그램은 바이어에게 직접적인 브랜드 경험을 제공합니다. 미리 준비해 온 부스 운영 프로그램, 바이어 질의응답, 홍보 프로모션 및 이벤트, 방문객 응대 멘트 등 부스 운영 직원과 통역사 리허설을 반드시 실시하시길 바랍니다.

부스 준비 완료 후 통역사 교육을 진행하고 있는 모습

7. 퇴근

보안에 철저히 신경 써야 합니다.

박람회 참가를 위한 모든 준비가 완료되었다면, 창고 및 전시대 잠금장치를 잘 확인하고 퇴근합니다.

퇴근 전에는 부스 내부에 외부인이 출입하지 않도록 철저히 신경써 주세요.

전시 부스 오픈 면에 의자를 세워두고, 가드 테이프를 붙여 외부인의 출입을 방지해야 합니다. 전시품이 보이지 않도록 모든 전시대에 가림막을 덮어두는 것도 권장 드립니다.

퇴근 후 가드 테이프를 붙여둔 부스들

Appendix. 자주 묻는 질문

전시가 종료될 즈음, 마이페어에서 사후 안내 메세지를 보내드립니다.

Q1. 전시품 반송을 하려면 어떻게 해야 하나요?

전시품을 한국으로 반송하려면, 반드시 사전에 운송사를 섭외해야 합니다.

운송사는 반송일에 맞춰 컨테이너 물동량을 예약하기 때문에, 미리 예약하지 않은 전시품 운송은 처리가 어려울 수 있습니다.

Q. 현장에서 필요한 물품을 구매할 수 있나요?

장치사에서 제공하는 비품 외에 문구류 및 기타 물품은 주최 측에서 별도로 제공하지 않습니다.

전시장 내에 위치한 편의점에서 구매하거나, Google map으로 근처 문구점 또는 편의점을 찾아 개별 구매해 주시기 바랍니다.

도쿄 빅사이트처럼 전시장 내에서 물품을 구매할 수 있는 편의점이 있는 경우도 있습니다.

Q. 박람회 종료 후, 부스는 어떻게 정리하나요?

시공한 구조물과 비품은 그대로 두고 퇴장하시면 됩니다.

소형&대형 폐기물 처리 방법은 아래와 같습니다.

✔️ 종이 폐기물인 족자봉, 시트지, 브로슈어 등은 가위로 잘라서 박람회장 및 숙소의 일반 쓰레기통으로 버려주세요.

부피를 줄이지 않고 버릴 경우, 폐기물에 표기된 기업명을 확인하여 벌금이 부과될 수 있으니 주의해야 합니다.

✔️대형 폐기물은 박람회 규정에 따라 분리해서 버려야 합니다. 이를 준수하지 않을 경우, 부스 크기에 따라 벌금이 부과됩니다. 폐기물 처리 비용은 각 박람회마다 다를 수 있기에, 자세한 정보는 주최사 사무국에 방문하여 문의하시는 것을 권장 드립니다.

간혹, 시공사에서 폐기물을 함께 처리해 주는 경우도 있습니다.

이는 시공사마다 다를 수 있으니, 자세한 내용은 마이페어에 문의해 주세요!

개최 하루 전에는 최상의 컨디션을 만들 수 있도록 일찍 쉬시는 것을 권장드립니다.

'독립부스 참가 기업을 위한 현장 준비 매뉴얼'이 도움이 되었길 바라며, 해외 박람회에서 좋은 성과를 거두시길 마이페어가 응원하겠습니다!

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