[해외박람회 참가 성과 올리기] 박람회 참가 시 주의사항 5가지 | 박람회 마케팅 Tip

[본 콘텐츠는 24년 1월 17일에 리뉴얼되었습니다.]

해외박람회 참가는 해외 시장 진출에 가장 많이 활용되는 기업의 마케팅 활동 중 하나입니다.

해외박람회에 참가하면 기업이 진출하려는 시장의 조사가 가능하고, 현지 바이어를 만날 수 있으며, 더 나아가 판로 개척까지 이어질 수 있기 때문입니다.

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동시에 해외박람회 참가는 기업의 마케팅 담당자들이 가장 힘들어하는 활동이기도 한데요.

해외박람회에 참가할 때는 사전 기획부터 전략 수립, 부스 운영, 세일즈 관리 등 다양한 부분들을 전사적으로 운영·관리해야 합니다. 특히 해외박람회는 박람회 준비 업무에 더해서 다른 국가의 언어와 문화, 환경, 주최자와의 커뮤니케이션, 예측할 수 없는 현지 사항까지 고려해야 하기에 할 일이 훨씬 많고 복잡도가 매우 높습니다.

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준비할 것이 많고, 복잡할수록 기초가 중요합니다. 해외박람회 부스예약 플랫폼, 마이페어가 해외박람회 참가 시 준비 과정 5단계와 각 단계별 주의사항을 설명드리겠습니다.

<박람회 참가할 때 주의사항 5가지>

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STEP1. 해외박람회 참가 신청

주의사항 1: 박람회 정보를 면밀히 확인하고 비교 분석하기

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해외박람회 참가에 있어서 가장 중요하지만, 의외로 많은 분들이 간과하는 부분이 있습니다. 바로, 박람회 선정입니다.​

박람회의 명성과 규모로 참가할 박람회를 선정하는 경우가 많지만, 그보다 '중요한 기준은 우리 회사의 타겟 고객을 얼마나 많이 만날 수 있는가'입니다. 예를 들어, 미용실 헤어 제품을 취급하는 회사라면 뷰티 전반을 다루는 박람회보다 헤어 제품에 특화된 박람회에 참가하는 것이 더 확실한 타겟 고객을 만날 수 있겠죠.

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어쩔 수 없이 뷰티 산업 전반을 다루는 박람회에 참가해야 한다면, '헤어 제품 관련 바이어가 얼마나 오는지', '전년도에는 관련 기업이 얼마나 참가했었는지'를 참가 결정 전에 확인하는 것이 좋습니다.

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주의사항 2: 참가 신청은 최대한 빨리!

참가 신청이 늦으면 참가 자체가 불가능한 경우도 많습니다.

예를 들어, 독일 뒤셀도르프 국제 의료기기 박람회나, 라스베가스 CES처럼 인기가 많은 해외박람회는 개최 1년~6개월 전에 부스 참가 신청이 일찍 마감됩니다.

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이렇게 원하는 박람회에 참가하지 못한다면, 해외 시장 진출 계획이 시작부터 어긋나게 됩니다. 급하게 다른 박람회를 찾아 참가해도 시기, 장소, 바이어 등 우리 기업이 원하던 조건을 모두 만족시킬 수 는 없습니다. 이는 매우 흔히 발생하는 문제이며, 실제로 저희 마이페어가 받는 참가 문의 10건 중 1~2건 비율로 발생하고 있습니다.

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뿐만 아니라 좋은 부스 위치를 선점하기 위해서도 참가 신청은 최대한 빨리해야 합니다. 부스가 어디에 위치하느냐는 박람회 참가 성과를 가름하는 큰 요소 중 하나이기 때문입니다.

이 외에도 준비 기간을 여유롭게 잡을수록 부스 디자인, 부스 시공사 선정, 사전 바이어 발굴 등 성과 창출을 위한 사전 작업 시간을 확보할 수 있습니다.

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※ 해외박람회 참가 신청에 어려움을 겪고 있다면,

전 세계 모든 박람회의 참가 신청 및 부스 예약, 외국 주최자와의 커뮤니케이션까지 가능한

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STEP2. 바이어 초청하기(바이어 사전 발굴)

주의사항 3: 바이어 사전 발굴은 필수!

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간혹, 해외박람회에 참가하기만 하면 우리 제품에 관심 있는 바이어가 자연스레 찾아올 거라고 생각하는 분들이 계십니다. 하지만 넓은 전시장 속, 수천 개나 되는 부스 사이에서 우리 제품을 원하는 바이어는 어떻게 스스로 찾아올 수 있을까요? 과연 처음 만난 바이어와의 첫 대화가 바로 성과로 이어질 확률이 높을 수 있을까요?

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해외박람회 참가 성과는 “박람회 개최 전에 바이어와 미팅 약속을 잡는 것”에서 시작합니다.

박람회 참가신청을 완료하면 타겟 바이어들을 발굴하고, 이메일과 전화 등을 통해 미리 충분한 교류를 해야 합니다. (온라인으로 바이어 발굴하기) 그리고 전시장 또는 전시 기간 중 근처 레스토랑, 카페 등에서 만날 수 있도록 미팅을 요청해보세요. 사전에 바이어와 충분히 교류한 뒤 박람회에 참가하면, 유의미한 결과는 물론 전시장에서 우연히 만나는 바이어를 추가 성과로 만들 수 있습니다.

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아무런 사전 준비 없이 우연에 성과를 맡기면, 박람회 참가 만족도도 낮아집니다.

마이페어가 인터뷰한 5,000여 개의 국내 박람회 참가 기업 중 참가 만족도가 낮은 기업의 80% 이상은 사전 바이어 발굴 및 초청을 하지 않았습니다. 이 데이터는 바이어 사전 발굴과 박람회 만족도 간의 유의미한 상관 관계를 보여줍니다.

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STEP3. 부스 준비

부스의 크기와 위치, 종류를 정하셨다면 부스 데코레이션과 마케팅 물자, 부스 운영 준비 등이 필요합니다.

​기본적으로 부스는 어떻게 디자인하고, 시공은 어떻게 할 것인지, 바이어를 위한 영문 사이트 및 브로슈어 제작은 어떻게 할 것인지 정해야 합니다. 운송/통관 업체 선정과 통역 문제, 현지에서의 바이어 발굴 방법 등 수많은 내용을 결정해야하는 단계입니다.

STEP4. 부스 운영

주의사항 4: 부스 운영 교육은 직원, 통역사, 아르바이트 모두에게 필요!

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앞선 단계들을 잘 준비했다면 이제 전시장에서 성과를 거두는 단계입니다.

우리 부스에 방문하는 고객들을 응대하고 리드를 발굴하는 부스 운영을 진행하면 됩니다. 고객과의 접점이 이루어지는 단계이기 때문에 비즈니스 매너부터 세일즈 스킬까지 다양한 현장 능력이 필요합니다.

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부스 운영에서 가장 중요한 것은 고객이 우리 부스에 방문에 부담을 느끼게 하지 않는 것입니다. 고객이 편안하게 전시품을 확인하고 대화를 할 수 있도록 방문객과 같은 눈높이에서 항상 준비된 자세를 갖추어야 합니다. 부스 안에서 앉아서 스마트폰을 하거나 식사하는 것은 지양하고, 부스 밖에서 관심을 보이는 고객에게는 먼저 다가가는 적극적인 자세를 취해 보세요. 부스를 운영하는 태도는 직원뿐만 아니라, 통역사, 부스 운영 아르바이트에게도 같은 대응, 비즈니스 매너를 유지할 수 있도록 사전에 교육해야 합니다.

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[APPENDIX] 박람회 개최 기간은 체력분배를!

평균 3~4일간 진행되는 박람회는 육체적·정신적으로 지치기 때문에 동료 직원들과 함께 체력 안배를 잘 해야 합니다. 박람회 개최 기간 만큼은 회식으로 체력을 소비하기 보다 계속해서 바이어와의 미팅에만 시간과 노력을 집중하시기 바랍니다.

STEP5. 획득한 리드 관리

주의사항 5: 바이어와 관계 유지는 필수

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큰 성과는 한 번의 박람회로 성사되지 않습니다. 오히려 박람회 종료는 '성과 창출을 위한 시작'이기도 합니다. 박람회가 종료된 후에는 상담 일지를 분석하여 획득한 리드를 관리해야 합니다. 모든 리드는 관심도와 거래액, 국가, 타겟 마켓, 상담 내용 등으로 구분하고 구분 내용에 따라 맞춤 Follow-up 전략을 수립하여 실행합니다.

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바이어를 귀찮게 할 수 있다는 걱정에 적극적으로 연락을 취하지 않나요? 귀찮게 하세요.

확실한 계약 성사가 나올 때까지 적극적으로 연락하거나, 소극적인 바이어는 잠재 고객으로 분류하여 지속적인 관계 유지를 해야만 합니다.

마이페어는 전세계 박람회 어디든, 부스 참가 과정을 간편하게 만드는 웹 서비스입니다.

참가기업의 박람회 참가 성과를 높이기 위해 다양한 서비스를 함께 제공하고 있습니다.

해외박람회 참가로 더 나은 성과를 만들고 싶다면, 마이페어 홈페이지 하단의 챗봇으로 문의해주세요.